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Sie richten sich an Vermieter:innen, die mit dem System arbeiten, sowie an deren Mitarbeitende, die entsprechend eingewiesen und autorisiert sind.

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Inhalt

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Bedienungsanleitungen

Alle relevanten Anleitungen zur Bedienung des Kassensystems befinden sich im internen Hilfebereich von Strandboss unter: 👉 https://hilfe.strandboss.de/kasse Dort finden sich:
  • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung des Kassensystems
  • Hinweise zur Nutzung des WisePOS E Kartenlesers (Stripe Terminal)
  • Anleitungen zur Einrichtung und Nutzung des Bondruckers
  • Übersicht über gängige Fehlerquellen und deren Behebung
Die vollständigen Anleitungen werden digital bereitgestellt. Eine gedruckte Kopie liegt – falls vorhanden – im Vermieterhäuschen oder dem Büro des/der Betreiber:in ab.

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Konfigurations- / Einrichtungsprotokoll

Dieses Protokoll dokumentiert die Ersteinrichtung des Kassensystems und listet alle relevanten Informationen zur Konfiguration auf. Es wird vom/​von der Betreiber:in erstellt und regelmäßig aktualisiert.

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Das Protokoll sollte folgende Punkte enthalten:

  • Alle im System angelegten Artikel mit Preisen, inkl. Sonderpreisen (z. B. Frühbucherrabatt)
  • Ggf. Menüs oder Kombiangebote
  • Eingestellte Mehrwertsteuersätze
  • Erfasste Zahlungsarten (Bar, Karte)
  • Definierte Rabatte (z. B. für Schlechtwetter, Stammgäste)

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Zusätzlich sollte dokumentiert werden:

  • Titel des Protokolls
  • Ablageort (physisch oder digital)
  • Erstelldatum und ggf. Version
Das Protokoll ist Teil dieser Verfahrensdokumentation oder als Anlage beigefügt.

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Kassieranweisung

Diese Arbeitsanweisung beschreibt, wie Mitarbeiter:innen mit dem Kassensystem zu arbeiten haben. Sie ist vom/von der Betreiber:in zu erstellen und sicherzustellen, dass alle betroffenen Personen unterwiesen wurden.

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Inhalte der Anweisung:

  • Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Kassiervorgangs (z. B. Artikel auswählen → Zahlungsart wählen → Beleg erstellen → ggf. Beleg drucken)
  • Hinweise zum Umgang mit Fehlern, Rückerstattungen oder Stornierungen
  • Verhalten bei technischen Problemen

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Dokumentation:

  • Titel der Anweisung
  • Ablageort
  • Datum und Version
  • Liste der unterwiesenen Personen mit Datum der Einweisung
  • Unterschrift bzw. Bestätigung der Mitarbeitenden
Auch diese Unterlagen sind Bestandteil dieser Verfahrensdokumentation oder liegen als Anhang bei.

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Anweisung zur Kassen-Nachschau

Die Kassen-Nachschau (§ 146b AO) ist eine unangekündigte Überprüfung durch die Finanzbehörde zur Kontrolle der ordnungsgemäßen Kassenführung. Diese Anweisung dient dazu, das Verhalten der Mitarbeitenden im Falle einer Kassen-Nachschau zu regeln – insbesondere dann, wenn der/die Betreiber:in nicht anwesend ist.

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Inhalte der Anweisung:

  • Wer darf Auskunft geben?
  • Wo befinden sich die Zugangsdaten zur TSE, den Logs und Aufzeichnungen?
  • Was darf nicht getan werden (z. B. Belege löschen, Geräte ausschalten)?
  • Verhalten gegenüber Prüfer:innen (z. B. freundlich, kooperativ, keine Auskünfte ohne Rücksprache bei Unsicherheit)

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Dokumentation:

  • Titel der Anweisung
  • Ablageort
  • Erstell- und Versionsdatum
  • Liste der eingewiesenen Personen
  • Schriftliche Einweisung und Bestätigung durch Unterschrift
Die vollständige Anweisung und ihre Dokumentation sollten als Anlage dieser Verfahrensdokumentation beigefügt werden.

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Hinweis zur Nutzung

Diese Verfahrensdokumentation wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Trotzdem übernehmen wir keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit.
Die enthaltenen Informationen stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar.
Bitte wenden Sie sich bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen oder wenn Sie Unterstützung bei Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation benötigen, an Ihre:n Steuerberater:in oder Rechtsanwalt/Rechtsanwältin.