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Zielsetzung und Anwendungsbereich

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt die Verfahren und Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Nutzung des Kassensystems, das im Rahmen der Strandkorbvermietungssoftware Strandboss.de eingesetzt wird. Strandboss ist eine cloudbasierte Web-App, die speziell für Strandkorbvermieter:innen entwickelt wurde. Das optionale Kassensystem ist integraler Bestandteil der Software und kann von allen angeschlossenen Vermieter:innen genutzt werden. Es unterstützt Barzahlungen sowie Kartenzahlungen über Stripe Terminal in Kombination mit dem WisePOS E-Kartenlesegerät. Für den Ausdruck gesetzeskonformer Belege kann ein Bon-Drucker mit Cloud-Integration angebunden werden. Alle mit dem Kassensystem erfassten Geschäftsvorfälle sind buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtig im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Das System erfüllt die Anforderungen der GoBD insbesondere durch die Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Cloud-TSE) des Anbieters Fiskaly, sowie die Erstellung von Belegen über signierte HTML-Vorlagen. Zahlungen werden direkt an einem physischen Standort (z. B. Vermieterhäuschen) erfasst. Die Auswahl eines Strandkorbs oder zusätzlicher Produkte erfolgt durch die/den Vermieter:in im Kassensystem. Anschließend wird die Zahlung bar oder per Karte abgewickelt und der Beleg gedruckt. Diese Verfahrensdokumentation richtet sich an alle Personen, die in die Nutzung des Kassensystems eingebunden sind und entsprechend unterwiesen wurden. Nicht unterwiesene oder nicht autorisierte Personen dürfen keine Eingaben im System vornehmen. Ziel dieser Verfahrensdokumentation ist der Nachweis, dass die Anforderungen der GoBD und der weiteren steuerlichen Vorschriften an eine ordnungsmäßige Kassenführung erfüllt sind.

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Steuerliche Grundlagen und Ordnungsmäßigkeitskriterien

Die maßgeblichen rechtlichen Grundlagen ergeben sich insbesondere aus:
  • Abgabenordnung (AO): §§ 145–147 AO, einschließlich § 146a AO (elektronische Aufzeichnungssysteme)
  • Handelsgesetzbuch (HGB): §§ 238–239, § 257 HGB
  • Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
  • GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
  • Umsatzsteuergesetz (UStG): §§ 14, 14a, 14c, 15
  • USt-Durchführungsverordnung (UStDV)
  • sowie Stellungnahmen des IDW wie RS FAIT 1 und 3.
Auf dieser Basis gelten für das Kassensystem von Strandboss insbesondere folgende Ordnungsmäßigkeitskriterien:

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Hinweise zur Datenaufbewahrung und Sicherheit

  • Datenaufbewahrung: Es wird empfohlen, alle steuerlich relevanten Daten mindestens 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 257 HGB).
  • Datensicherung: Es werden tägliche Backups erstellt. Die Speicherung erfolgt in der Cloud, gesichert über den Anbieter Fiskaly.
  • Unveränderbarkeit: Durch die TSE-Signierung (Fiskaly Cloud-TSE) ist sichergestellt, dass gespeicherte Geschäftsvorfälle nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. Änderungen werden revisionssicher protokolliert.
Dieses Kassensystem unterstützt keine offene Ladenkasse und keine Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Nutzer:innen müssen sicherstellen, dass das System zur eigenen steuerlichen Situation passt.